5 consejos para mantener tu contabilidad al día

En este blog exploraremos el impacto que tiene mantener actualizada la información contable, los desafíos que esto implica y buenas prácticas para lograrlo.

Contabilidad y eficiencia

En el mundo empresarial actual, la contabilidad es fundamental para la toma de decisiones informadas y la gestión financiera eficiente. A través de la contabilidad las organizaciones determinan exactamente cuáles son los recursos de los que disponen, pueden conocer la situación financiera de la empresa y planificar de forma eficiente. 

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A todos nos gustaría que llevar la contabilidad de una empresa fuera simple y estuviera todo siempre ordenado, como con los montoncitos de billetes de Bugs Bunny, pero llevar la contabilidad de una empresa es complejo. Es por eso que muchas empresas utilizan herramientas tecnológicas como los ERP (Enterprise Resource Planning) para mantener sus procesos contables lo más organizados posible.

Un ERP es un sistema de gestión empresarial que integra y centraliza los datos financieros y operativos de las empresas.

Si se usa de forma correcta y se mantiene actualizada la información, es un instrumento sumamente potente para el crecimiento y gestión eficiente de las empresas.

Información actualizada: la clave para una gestión eficiente

Para tomar decisiones correctas y adecuadas es necesario comprender en profundidad las circunstancias en las que nos encontramos. Ya sea que se trate de decisiones a nivel empresa, como invertir en algún activo o planificar la gestión de inventario, o estemos hablando de decisiones personales, para actuar adecuadamente es necesario contar con información real y vigente. 

Hasta la rana René lo tiene claro y se mantiene siempre actualizada.

Lo mismo ocurre con los ERPs. Como sabemos, un ERP es una valiosa herramienta para centralizar y gestionar datos financieros, sin embargo, su eficacia depende de mantener la información actualizada. Sin información vigente no es posible comprender realmente la situación de la empresa ni se pueden tomar decisiones efectivas.

El Impacto de la información actualizada en las líneas de crédito

Un ejemplo del valor de contar con la información del ERP actualizada son las líneas de crédito.

Cuando una empresa vende a crédito debe definir qué tanto crédito le otorga a cada cliente. Para esto realiza un análisis de riesgo del cliente que le permite llegar finalmente al montó que tendrá su línea de crédito.

Cuando los ejecutivos de la empresa le venden productos o servicios a estos clientes lo hacen en base al saldo disponible de la línea de crédito, el cual se basa en el registro contable de la empresa. 

Si la información en el ERP no está al día, los ejecutivos de cuenta podrían perder oportunidades de venta al no conocer la disponibilidad de crédito de un cliente que ya ha realizado sus pagos pendientes.

Este es solo un ejemplo del impacto que puede tener contar con información al día, sin embargo como este hay muchos. Tener información contable actualizada no solo ayuda a tomar decisiones financieras informadas y llevar una gestión eficiente, sino que es un requisito clave para el cumplimiento normativo de las empresas y una pieza fundamental para la transparencia financiera, temática sumamente contingente.

5 tips para mantener tu contabilidad al día

Ahora surge la pregunta del millón: ¿qué podemos hacer para mantener nuestra contabilidad al día?

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Mantener la información contable actualizada puede ser un desafío, pero hay buenas prácticas y herramientas tecnológicas que pueden ayudarte.

1. Automatizar la Integración de Datos: 

Implementa soluciones de gestión financiera que permitan integrar datos de diferentes fuentes en el ERP de forma regular y precisa, minimizando errores humanos y garantizando actualizaciones en tiempo real. Bemmbo es un software integral de gestión de pagos y cobros que se sincroniza con distintos ERPs, manteniendo la información actualizada.

2. Establecer Procesos de Cierre Contable: 

Define y sigue rigurosamente procesos de cierre contable periódico para asegurar que los datos financieros se registren y actualicen correctamente en el ERP, proporcionando informes confiables para la toma de decisiones. 

3. Realizar Auditorías Regulares: ‍

Lleva a cabo auditorías periódicas de la información contable para identificar posibles discrepancias o datos desactualizados. Estas auditorías ayudan a corregir errores y garantizar la integridad de los datos almacenados en el ERP.

4. Capacitaciones: 

Capacita a los colaboradores encargados de la gestión de la información contable en el ERP. Un equipo bien capacitado será más eficiente y reducirá la probabilidad de errores en la actualización de datos.

5. Implementar Políticas de Control de Cambios: ‍

Establece políticas de control para gestionar actualizaciones, modificaciones o adiciones en los datos del ERP, manteniendo un registro de las actualizaciones y garantizando que se realicen de manera controlada y autorizada.

Bemmbo, el complemento perfecto para tu ERP

Bemmbo es un software integral de gestión de pagos y cobros que se integra con diferentes ERPs y softwares contables, lo que agiliza las tareas manuales asociadas con pagos y cobros y mantiene la contabilidad siempre actualizada.

Con Bemmbo, puedes gestionar fácilmente pagos a proveedores, rendiciones de gastos, autorizaciones de dispersión de pagos, hacer conciliación bancaria automática, enviar recordatorios de cobranza y mucho más. Todo esto manteniendo siempre actualizado tu ERP.

Contar con información contable actualizada es esencial para una gestión financiera efectiva y Bemmbo ofrece una solución integral para lograrlo.

¿Te gustaría conocer más acerca de Bemmbo y cómo funciona la integración con tu ERP? Te invito a agendar un demo con nuestro equipo, te mostraremos el producto y te contaremos todo lo que necesitas saber.

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